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山东省机要局档案书写标准要求
作者:山师大历山学院就业指导中心    发布日期: 2011年05月31日 11:08    查看次数: 【222】次
摘要:

一、封面书写

1.收件单位地址必须写在信封左上角,收件单位名称要详细写在信封中间。

2.凡寄往外省的秘密载体,必须在收件单位名称前冠以省、市名称;凡寄往省内的秘密载体,必须写明市、县名称。

如:“广东省深圳市 ××路××号

华为集团有限责任公司人力资源部  收”

如:“青岛市黄岛区

山东科技大学研究生招生办公室  收” 

3.收件单位名称所带地名不详或与实际驻地不符的,应注明其实际驻地名称。

如:“江苏省苏州市

江苏大学研究生招生办公室  收”

如:“河南省新乡市

济南军区第54集团军政治部干部处  收”

如:“吉林省长春市××路××号

铁道部第十三工程局党委  收”

4.收件单位名称不连贯现象要避免。

如:“北京市

人大常委会  收”

(上例封面书写是把“北京市人大常委会”分开写,让人理解为北京市是驻地,不能辩清是“市人大”还是“全国人大”,无法投递或容易造成误投。)

5.寄往“××省人才交流服务中心”或“××市(县、区)人才交流服务中心”的毕业生档案,不得在同一封面上再注用人单位名称,即一个封面,不得出现两个收件单位名称。

6.封面书写的所有内容可用微机在白纸上打印,粘贴到封面上,不需加盖单位公章或密封章。

7.不得用邮政信箱或街道门牌号码代替收寄件单位名称。

8.必须用毛笔、钢笔或圆珠笔书写,不得使用非正式简化字。

9.封面应标明秘密载体密级的戳记。

二、封装要求

1.档案袋、信封:封口必须严密、完好,不得使用钉书机或缝纫机封口,不得使用自制或旧信封。需要加贴密封条的,密封条上应印有寄件单位名称或加盖带有寄件单位机关名称的密封章;如果封口不贴密封条,可不加盖密封章,用胶水粘牢即可。

2.包、信封:为防止大件破损,漏出内件,凡是重量在500克以上的秘密载体,必须用相应的捆扎材料扎成“#”字形,内件必须扎紧,要用坚韧材料封装,一般采用双层牛皮纸包装,合缝处用胶水粘牢,并加盖带有寄件单位名称的密封章或加贴印有寄件单位名称的密封条。

3.箱、袋:重量在5000克以上的密件,应使用邮政专用封装箱、袋。使用箱封装时,内件要充实,合缝严密,外部作“#”字形捆扎;使用袋封装时,布质要坚韧,袋身无破洞,袋口必须用铅志密封。

三、秘密载体的寄递范围

寄递范围的含义是指收、寄件单位而言,即机要部门对密件收投到哪一级别单位,是对密件寄递规定的界限和范围,称为秘密载体寄递范围。以下所列单位及相等级别的单位均符合省际寄递范围。

1.县级以上各工作部门包括:

党、政、军、民主党派、工商联、工会、共青团、妇联、银行、保险公司、证券公司、供销社、卫生防疫站、人民医院、海关、商检局、工商局、税务局、国际旅行社、华侨旅行社、人才交流服务中心及其它相等单位。

2.地市级以上各工作部门包括:

社会团体类(如联合会、总会、学会、协会,但不含宗教协会),厂、矿、公司,科研单位,气象勘探,文教宣传(地市以上的中专学校可以交寄,但中学不行),档案馆及其它相等单位。

3.省级各工作部门:

省以上党政直属的招待所、宾馆、饭店。

上述所列三个级别单位的党组、党委、总支、支部、工会、团委、内部职能机构或某同志收的秘密载体,同样可以交寄。

以上未列的部门、企事业单位、民营、中外合资(中方)等企业,可咨询我局,并将为您提供满意、优质、高效的服务。

四、交寄单登记规定

1.交寄单登记一式两联(如果用户需要留存两联,则必须一式三联)。必须按照秘密载体顺序一件一格登记交寄单,不得空格,如登记错误,必须划销,并由寄件人当面在备注栏内签名。

2.封面书写和交寄单登记必须一致,即单件一致。如果收件单位名称过于繁琐沉长,交寄单相关格内填写不下,可适当缩写,但必须能正确辨认收件单位的名称。

3.为便于机要通信内部处理,请将发往本埠和发往外埠的秘密载体分别填制交寄单。根据我市机要通信投递的规定,济南市市中区、历下区、槐荫区、天桥区属于本埠;济南市历城区、长清区、章丘市、平阴县、济阳县、商河县均属于外埠。

4.为便于毕业生档案、考试试卷等秘密载体规范化管理,秘密载体量较多的高校最好利用计算机填制交寄单。

五、档案查询

1.秘密载体交寄后,各校要将交寄单妥善保存,以备查询。

2.机要部门受理查询有效期:自秘密载体交寄之日起1年以内。

3.要求查询档案时,应由秘密载体的发出学校负责,开具公函,说明所查秘密载体机要编号、寄出日期和查询原因,并同时交验被查秘密载体的相关交寄单(或其复印件)。

4.查询档案有信函和电话查询两种方式,信函查询不收费,电话查询需付电话查询费。

六、联系方式

地址:济南市经七纬一路472

电话:0531-87933569

山东省机要通信局


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